Δευτέρα κάτι έχω!Πώς η μέθοδος focus friday θα σε κάνει πιο παραγωγική όλη την εβδομάδα στη δουλειά

Μέχρι να έρθει η Παρασκευή, είναι μάλλον ασφαλές να πούμε ότι οι περισσότεροι από εμάς δεν είμαστε ακριβώς έτοιμοι για όλα. Είτε πρόκειται για το κάλεσμα των σειρήνων του επικείμενου Σαββατοκύριακου που απέχει μόλις λίγες ώρες – και μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – είτε για την αναπόφευκτη ύφεση που έρχεται μετά από μία εβδόμαδα συγκέντρωσης (ή προσπάθειας να κάνουμε ό,τι μπορούμε για να το κάνουμε), οι Παρασκευές στη δουλειά μπορεί να μοιάζουν λίγο ασύνδετες στην καλύτερη περίπτωση και γεμάτες περισπασμούς στη χειρότερη. Δεν είναι περίεργο που μια έρευνα του 2019 σε διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού κατέληξε στο συμπέρασμα ότι οι εργαζόμενοι είναι λιγότερο παραγωγικοί την 5η ημέρα, με μόλις το 10% των ερωτηθέντων να αναφέρουν την Παρασκευή ως την πιο αποδοτική τους μέρα.

Τι θα έλεγες όμως αν υπήρχε ένας τρόπος να το αντιστρέψεις αυτό, προκειμένου να αξιοποιήσεις στο έπακρο τον χρόνο σου και να διασφαλίσεις ότι οι Δευτέρες δεν θα είναι τόσο δύσκολες; Μια πιθανή λύση έρχεται με τη μορφή των «Focus Fridays», μιας προσέγγισης της εργάσιμης εβδομάδας που έχει ήδη εφαρμοστεί από εταιρείες τεχνολογίας, όπως η Google και η Slack.

Η ίδια η ιδέα είναι αρκετά αυτονόητη. Η «Focus Friday» έχουν ως στόχο να αποκλείσεις κάποιο χρόνο στο τέλος της εβδομάδας, όπου μπορείς να ασχοληθείς σωστά με τις εργασίες που αναβάλλεις, είτε πρόκειται για μια λεπτομερή έκθεση που αναβάλλεις συνεχώς, είτε για κάποια έρευνα που απαιτεί την πλήρη προσοχή σου, είτε απλώς για την αποστολή κάποιων σημαντικών email, χωρίς περισπασμούς.

Για πολλούς από εμάς, η κύρια πηγή αυτών των περισπασμών είναι οι συσκέψεις, οι οποίες φαίνεται να έχουν ανέβει μια ταχύτητα μετά την πανδημία, ένα φαινόμενο γνωστό ως «πληθωρισμός συσκέψεων»: μια μελέτη του 2022 διαπίστωσε αύξηση 60% στις απομακρυσμένες συσκέψεις ανά εργαζόμενο σε σύγκριση με το 2020, με τον μέσο αριθμό των εβδομαδιαίων συσκέψεων να εκτοξεύεται από πέντε σε οκτώ. Και για το λόγο αυτό, η «Focus Friday» σημαίνει την εφαρμογή απαγόρευσης κάθε τηλεφωνικής κλήσης, συνάντησης Zoom, ώστε να μπορείς να συνεχίσεις χωρίς περισπασμούς. Η έμφαση της Focus Friday δίνεται στη «βαθιά» εργασία, τη συγκέντρωση σε μια δύσκολη εργασία για μεγάλο χρονικό διάστημα χωρίς να πηγαίνεις από το ένα πράγμα στο άλλο.

«Οι συσκέψεις, είτε τις αγαπάς είτε τις μισείς, αποτελούσαν πάντα μέρος της καθημερινής εργασιακής ζωής», λέει ο Ray’n Terry, διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού της Totaljobs. «Αλλά μπορεί εύκολα να καταλάβουν την εργάσιμη εβδομάδα σας και να σας αποσπάσουν την προσοχή από το να κάνετε πιο παραγωγική δουλειά. Ο χρόνος χωρίς συσκέψεις σας δίνει τη δυνατότητα να επικεντρωθείτε πλήρως στις εργασίες σας χωρίς συνεχείς διακοπές». Αυτός ο προστατευμένος χρόνος, προσθέτει η ίδια, βοηθά στη δημιουργία «ισχυρών εργασιακών ορίων» που μπορεί απλώς να «προωθήσουν μια καλύτερη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής» στην πορεία. Από το πώς να πείσεις τον διευθυντή σου να συμφωνήσει μέχρι τον καλύτερο τρόπο διαχείρισης του χρόνου χωρίς συσκέψεις. Τι πρέπει να ξέρεις πριν δοκιμάσεις τις Focus Fridays.

Focus Friday

Να είσαι ρεαλίστρια

«Μπορεί να μην είναι εφικτό να αποκλείσετε μια ολόκληρη ημέρα, εξαρτάται από τη φύση της επιχείρησης στην οποία εργάζεστε», λέει η Terry. «Όταν διατυπώνετε την άποψή σας για προστατευμένο χρόνο, λάβετε υπόψη τυχόν επιχειρηματικές ανάγκες και συνυπολογίστε τις». Αναμφίβολα θα υπάρξουν κάποιες επαναλαμβανόμενες συναντήσεις στο ημερολόγιό σου που πραγματοποιούνται. «Σκεφτείτε ποιες συναντήσεις είναι απαραίτητες και ποιες πραγματοποιούνται απλώς από συνήθεια», λέει η Terry. «Ενθαρρύνετε τις ομάδες σας να κάνουν το ίδιο».

Βεβαιώσου ότι όλοι γνωρίζουν εκ των προτέρων τα σχέδιά σου

«Ενημερώστε εκ των προτέρων τους συναδέλφους σας ότι σκοπεύετε να έχετε μια ημέρα χωρίς συσκέψεις για να μπορέσετε να συγκεντρωθείτε και ενθαρρύνετέ τους να κλείσουν τυχόν νέες συσκέψεις σε άλλες ημέρες, αν είναι δυνατόν», συνιστά η Jenny Wells, επικεφαλής του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού της High Speed Training. Στην πραγματικότητα, η πρωτοβουλία αυτή αναμφισβήτητα λειτουργεί καλύτερα όταν είναι ομαδική, προσθέτει η ίδια. Τότε όλοι γνωρίζουν ότι «μπορούν να προγραμματίσουν οποιεσδήποτε εργασίες σε αυτό το διάστημα χωρίς να φοβούνται ότι θα κλείσουν μια συνάντηση».

Μην κοροϊδεύεις τον εαυτό σου ότι θα τα καταφέρεις όλα

Το κλειδί για να πετύχεις τις Focus Fridays είναι να είσαι ρεαλίστρια ως προς το τι θα μπορέσεις να πετύχεις. «Θέστε ρεαλιστικές προσδοκίες σχετικά με το πόσο χρόνο θα σας πάρουν οι εργασίες, καθώς οι άνθρωποι συχνά υποτιμούν πόσο χρόνο θα τους πάρει να ολοκληρώσουν κάτι», λέει ο Joshua Zerkel, πιστοποιημένος επαγγελματίας οργανωτής και επικεφαλής του παγκόσμιου μάρκετινγκ δέσμευσης στην Asana. «Μόλις το καθορίσετε αυτό, μπλοκάρετε χρόνο στο ημερολόγιό σας για κάθε επιμέρους εργασία».

Δεν χρειάζεται να είναι Παρασκευή

Αυτό μπορεί να ακούγεται αντιφατικό, αλλά η Focus Friday δεν χρειάζεται να πραγματοποιηθεί την Παρασκευή. Ίσως εργάζεσαι ήδη μια εβδομάδα ή μπορείς ήδη να συγκεντρωθείς αρκετά καλά τις Παρασκευές. Ή ίσως έχεις μια μακροχρόνια δέσμευση που δεν μπορεί να αλλάξει. Όποιος κι αν είναι ο λόγος, μπορείς να εφαρμόσεις τις ίδιες τεχνικές σε μια διαφορετική ημέρα: ίσως να θεωρείς την Τετάρτη την κατάλληλη ήμερα. Το αποτέλεσμα είναι «υψηλότερη ποιότητα εργασίας και μεγαλύτερη αποδοτικότητα», ενώ η μείωση των συνολικών συσκέψεων σημαίνει ότι όταν προγραμματίζεται μία είναι «πραγματικά απαραίτητη και παραγωγική».

Διάβασε επίσης:

Το πολύτιμο μάθημα για τη ζωή και την καριέρα σου που άφησε «φεύγοντας» o Steve Jobs

Mπορεί ο Steve Jobs να έφυγε από αυτόν τον κόσμο, αλλά ο συνιδρυτής της Apple και τεχνολογική ιδιοφυΐα του συνεχίζει να έχει αντίκτυπο που θα περάσει και στις μελλοντικές γενιές. Σε μια παλιά συνέντευξη σε video, ο Jobs μοιράστηκε μια ιστορία που δείχνει ένα ασυνήθιστο χαρακτηριστικό που συναντάται στους πιο επιτυχημένους ανθρώπους.

Ακολουθεί ένα απόσπασμα: «Πήρα τηλέφωνο τον Bill Hewlett -συνιδρυτής της Hewlett-Packard- όταν ήμουν 12 ετών. “Γεια σας, είμαι ο Steve Jobs. Είμαι 12 ετών. Είμαι μαθητής στο γυμνάσιο. Θέλω να φτιάξω έναν μετρητή συχνοτήτων και αναρωτιόμουν αν έχετε ανταλλακτικά που θα μπορούσα να έχω”. Γέλασε, μου έδωσε τα ανταλλακτικά και μου έδωσε δουλειά εκείνο το καλοκαίρι στη Hewlett-Packard … και ήμουν στον παράδεισο».